メンバーとのコミュニケーションの撮り方の意識を変えよう

前回に引き続き、こちらの著書を紹介します！

Part1では、Aimの法則(目標設定)とBoardingの法則(人員選定)に関して紹介いたしました。

今回は、Communicationの法則について紹介させていただきます!

Communicationの法則 (意思疎通)

このパートでは大きく3つの核があると思います。

• コミュニケーションについて
• 他人の理解について
• グループ内に作るべき空気について

それぞれについて、簡単にみていきたいと思います!

コミュニケーションについて

本書では、コミュニケーションは少ない方が良いと書かれています。

グループの連携を全てコミュニケーションで担保しようとすると、あまりに多くのコミュニケーションを取らなければならず、生産性が下がってしまいます。
これを避けようということです。

ではどうすればコミュニケーションコストの低減を確立できるでしょうか？
本書では、ルールを設定してあげることが有効なアプローチであると書かれています。

以下のような観点から決めていくことをお勧めしています。

全て、Part1で紹介したチームの4タイプに合わせて考えて行きます。

ルールの設定粒度

設定粒度とは、「何をルールの対象とするのか」という事です。

人材の連携度合い

「人材の連携度合い」が小さい場合、細かく決める必要ないでしょう。
この場合、ルールが特に必要になるのはメンバーが連携するタイミングだからです!

逆に大きい場合、細かく決めないと、コミュニケーションコストが大きくなります。

環境の変化度合い

「環境の変化度合い」が大きい場合もまた、細かく決める必要はありません。
なぜなら、ルールを決めても状況が変わった際にそのルールが使えなくなる可能性が多いからです!

逆に小さい場合、ルールを細かく決めても継続的に活用できます。

誰が決めるのか

人材の連携度合い

「人材の連携度合い」が小さい場合、メンバーが自分の活動について自分で決めても問題ないでしょう。
個々のタスクの最適化が成果につながるからです。

逆に大きい場合は、リーダーやチームでそれぞれのメンバーの活動についてある程度決めないと、大きい不具合が生じる可能性があります。

環境の変化度合い

「環境の変化度合い」が大きい場合もまた、自分で決める方が良いです。
リーダーやチームに判断を仰いでいると、状況に応じたスピーディな対応ができないからです。

逆に小さい場合、リーダーやチームにその都度判断を仰いだ方が適切に対処できる可能性があります。

責任範囲

人材の連携度合い

「人材の連携度合い」が小さい場合、個人の責任範囲を明確にしやすいので、自分の担当領域の成果のみに責任を負っても問題ないでしょう。

逆に大きい場合、ある程度しか責任範囲は明確でないため、チーム全体の成果に責任を負ってもらうべきです。

環境の変化度合い

「環境の変化度合い」が大きい場合、一度定めた個々の責任範囲を状況の変化によって変えなければなりません。
ある程度、個々の責任範囲に曖昧さや幅を持たせた方が良いです。

逆に小さい場合、一度決めた責任範囲を変える必要がないので、明確に責任範囲が決まってる方が良いです。

評価対象

人材の連携度合い

「人材の連携度合い」が小さい場合、個々が創出した成果を評価すべきです。

逆に大きい場合、個々の複雑な連携がチームの成果となるため、個々のアクションやプロセスを評価すべきです。

環境の変化度合い

「環境の変化度合い」が大きい場合、メンバーの行動とそれに応じた成果が状況に応じて変わるため、最終的な成果で評価すべきです。

逆に小さい場合、行動と成果の関係が事前に規定しやすいので、プロセスを評価すべきです。

確認頻度

人材の連携度合い

「人材の連携度合い」が小さい場合、個々で活動の進捗を管理すれば良いので、チーム全体の確認頻度は少なくて良いです。

逆に大きい場合、チーム全体で進捗をこまめに共有、確認しなければなりません。

環境の変化度合い

「環境の変化度合い」が大きい場合、状況が変わるたびに方針を合わせた方が良いので、チーム全体の確認頻度は高い方が良いです。

逆に小さい場合、確認が少なくても問題ないです。

ルールを適用することで、コミュニケーションの複雑性を下げていきましょう！

他人の理解について

「コミュニケーションについて」を読んで誤解してはいけないのが、「コミュニケーションには無駄があって良い」と言うことです。

コミュニケーションの際に理解や共感、その先の行動を阻んでしまうのは「どうせ」、「しょせん」、「やっぱり」といったネガティブな感情です。

• 「どうせ、このメンバーは自分のことをわかってくれない」
• 「しょせん、自分が動いてもチームの結果は変わらない」
• 「やっぱり、このチームで自分は大切にされていない」

のようなものです。

このようなネガティブな感情を排除するには、「自分は理解されている」と思ってもらうことが効果的です。
そして大事なのは、「自分のことを理解してもらう」のではなく、「相手を理解しようとして初めて、相手は自分の理解に努めてくれる」ということです。

相手を理解していくためのコミュニケーションはしっかり取るようにしていきましょう!

グループ内に作るべき空気

コミュニケーションの中でメンバーに積極的な発言や行動を引き出すためには、「心理的安全」が必要だと言われています。

心理的安全に支障をきたす原因と、チームが作り出すべき機会を見てみましょう!

• 不安要素1：無知だと思われる(Ignorant)
  • 作るべき機会：率直質問
  • 言ってはいけない言葉：「こんなことも知らんのか」
  • メンバーに生まれる心理：「聞いても良いんだ」
• 不安要素2：無能だと思われる(Incompetent)
  • 作るべき機会：失敗共有
  • 言ってはいけない言葉：「こんなこともできないのか」
  • メンバーに生まれる心理：「間違っても良いんだ」
• 不安要素3：邪魔だと思われる(Intrusive)
  • 作るべき機会：発言促進
  • 言ってはいけない言葉：「今の言う意味あった?」
  • メンバーに生まれる心理：「行っても良いんだ」
• 不安要素4：批判的だと思われる(Negative)
  • 作るべき機会：反対意見
  • 言ってはいけない言葉：「それは絶対違うでしょ」
  • メンバーに生まれる心理：「人と違っても良いんだ」

最後に

このパートはとても一番大事なパートなのではないかと思います!

本書では、メンバーを理解すための特徴におけるグループ分けなどについても書かれているのでぜひ読んでいただきたいと思います。